Il modulo che il personale d'ufficio della marina utilizza per creare, inviare e monitorare accordi firmati con diportisti a lungo termine e titolari di posto barca.
Questo modulo ti permette di creare contratti formali con i tuoi diportisti, inviarli per la revisione e la firma online, e conservare i documenti firmati. Puoi aggiungere voci di fatturazione, richiedere documenti al diportista, allegare i tuoi documenti della marina, e monitorare la cronologia completa di ogni accordo. Una volta che il diportista firma online, il contratto diventa attivo e tutti i dettagli principali vengono bloccati.
| Schermata / Area | A cosa serve | Attività quotidiane tipiche |
|---|---|---|
| Schermata Elenco Contratti | Usi questa schermata per vedere tutti i contratti in tutti gli stati. È la vista predefinita quando apri il modulo. | Controlla quali contratti sono in attesa di revisione del cliente o sono stati firmati di recente. |
| Scheda Tutti | Usi questa scheda per vedere ogni contratto indipendentemente dallo stato. | Ottieni un quadro completo di tutti gli accordi in qualsiasi momento. |
| Scheda Bozza | Usi questa scheda per vedere i contratti che stai ancora costruendo. | Riprendi la modifica di un contratto incompleto. |
| Scheda Preparato | Usi questa scheda per vedere i contratti completi e pronti per essere inviati al diportista. | Invia un contratto preparato per la revisione del cliente. |
| Scheda In Revisione | Usi questa scheda per vedere i contratti che sono stati inviati al diportista ma non ancora firmati. | Fai un follow-up con un diportista che non ha ancora firmato. |
| Scheda Attivo | Usi questa scheda per vedere i contratti che sono stati firmati e sono attualmente in vigore. | Conferma che l'accordo attivo di un diportista sia registrato. |
| Scheda Scaduto | Usi questa scheda per vedere i contratti che hanno raggiunto la loro data di scadenza naturale. | Rivedi gli accordi storici per diportisti di ritorno. |
| Scheda Terminato | Usi questa scheda per vedere i contratti terminati anticipatamente dalla marina o dal diportista. | Controlla i motivi di terminazione per accordi passati. |
| Pannello Filtri | Usi questo pannello per restringere l'elenco per Tipo di Cliente, Tipo di Barca, intervallo di Data di Inizio, intervallo di Data di Fine, o intervallo di Valore Totale. | Filtra per Tipo di Cliente per trovare tutti gli accordi dei proprietari. |
| Barra di Ricerca | Usi la barra di ricerca per trovare un contratto per nome del cliente, azienda, email o nome della barca. | Cerca rapidamente il contratto di un diportista specifico. |
| Pannello Dettagli Contratto (pagina dettaglio) | Usi questo pannello per vedere la data di inizio, la data di fine, il cliente, la barca, il posto barca e lo stato attuale dell'accordo. | Verifica che il posto barca e le date corrette siano registrate prima dell'arrivo del diportista. |
| Pannello Elementi del Contratto (pagina dettaglio) | Usi questo pannello per vedere tutte le voci di fatturazione, incluso servizio, date del servizio, quantità, prezzo unitario, aliquota IVA e totali. | Conferma cosa è stato addebitato e controlla il totale del contratto. |
| Pannello Domande (pagina dettaglio) | Usi questo pannello per vedere quali domande sono state assegnate al diportista e se hanno ricevuto risposta. | Controlla se il diportista ha risposto a tutte le domande richieste prima della firma. |
| Pannello Note (pagina dettaglio) | Usi questo pannello per vedere la nota visibile al cliente (etichettata Note per il Cliente sulla pagina dettaglio, Nota per il diportista nella procedura guidata) e la nota visibile solo al personale (etichettata Note Interne sulla pagina dettaglio, Nota interna nella procedura guidata). | Aggiungi un promemoria interno sui requisiti speciali di un diportista. |
| Pannello Firma (pagina dettaglio) | Usi questo pannello per vedere se il diportista ha firmato l'accordo e quando è stata acquisita la firma. | Conferma che una firma sia registrata prima di emettere una fattura. |
| Pannello Documenti Richiesti (pagina dettaglio) | Usi questo pannello per vedere quali documenti il diportista deve caricare e se ognuno è stato inviato. | Controlla se un certificato di assicurazione o la registrazione della barca sono stati caricati. |
| Pannello Documenti della Marina (pagina dettaglio) | Usi questo pannello per vedere i documenti che la tua marina ha allegato per la lettura del diportista, come regole della marina o termini e condizioni. | Conferma che il documento delle regole corretto sia allegato prima dell'invio. |
| Pannello Cronologia Modifiche (pagina dettaglio) | Usi questo pannello per vedere un registro cronologico completo di ogni evento sul contratto, incluse creazione, modifiche, caricamenti e cambi di stato. | Rivedi cosa è successo e quando se un diportista contesta una modifica. |
| Finestra Cambia Stato | Usi questa finestra per spostare un accordo a un nuovo stato. Vengono mostrate solo le transizioni valide per lo stato attuale. | Invia un contratto preparato per la revisione o termina un accordo attivo. |
| Procedura guidata Crea Contratto – fase Selezione Cliente | Usi questa fase per scegliere il cliente (obbligatorio), la barca (facoltativo) e il posto barca (facoltativo) per il nuovo contratto. | Seleziona il diportista prima di impostare date o dettagli di fatturazione. |
| Procedura guidata Crea Contratto – fase Itinerario | Usi questa fase, la seconda della procedura guidata, per impostare la data di inizio e la data di fine del contratto. | Imposta il periodo esatto del posto barca per un accordo stagionale. |
| Procedura guidata Crea Contratto – fase Elementi del Contratto | Usi questa fase, la terza della procedura guidata, per aggiungere, modificare o rimuovere voci di fatturazione per il contratto. | Aggiungi una tariffa per il posto barca e un addebito per l'alimentazione elettrica prima di finalizzare. |
| Procedura guidata Crea Contratto – fase Documenti, Domande e Note | Usi questa fase per allegare documenti della marina, richiedere documenti al diportista, aggiungere domande dell'accordo e scrivere note per il diportista e note interne per il personale. | Allega le regole della marina, richiedi il caricamento dell'assicurazione e aggiungi una nota sull'accesso al parcheggio. |
| Procedura guidata Crea Contratto – fase Revisione Accordo | Usi questa fase per rivedere ogni dettaglio del contratto prima di salvare. | Controlla rapidamente cliente, date, voci di fatturazione e documenti in un'unica vista prima di salvare. |
| Documenti del contratto (Impostazioni Marina) | Usi quest'area per caricare e gestire documenti PDF riutilizzabili che possono essere allegati ai contratti, come termini e condizioni o regole della marina. | Carica un documento delle regole aggiornato all'inizio della stagione. |
| Funzionalità | Cosa fa |
|---|---|
| Scheda Tutti | Mostra tutti i contratti indipendentemente dallo stato. È la vista predefinita quando si apre la schermata Contratti. |
| Schede di stato (Bozza, Preparato, In Revisione, Attivo, Scaduto, Terminato) | Ogni scheda filtra l'elenco per mostrare solo i contratti in quello stato. |
| Crea Contratto | Apre la procedura guidata in cinque fasi per costruire un nuovo contratto da zero. |
| Cerca contratti | Trova i contratti per nome del cliente, nome dell'azienda, indirizzo email o nome della barca. |
| Filtra per Tipo di Cliente | Restringe l'elenco a un tipo di cliente specifico come Transito, Locatario, Proprietario, Membro, Ospite o Altro. |
| Filtra per Tipo di Barca | Restringe l'elenco a un tipo di barca specifico. |
| Filtra per intervallo di Data di Inizio | Mostra i contratti la cui data di inizio rientra in un intervallo di date scelto. |
| Filtra per intervallo di Data di Fine | Mostra i contratti la cui data di fine rientra in un intervallo di date scelto. |
| Filtra per intervallo di Valore Totale | Mostra i contratti il cui valore totale fatturato rientra tra un importo minimo e massimo. |
| Cancella Tutto | Rimuove tutti i filtri attivi dall'elenco. |
| Segna come pronto | Sposta un contratto Bozza a Preparato, indicando che è pronto per essere inviato al diportista. |
| Invia per controllo | Sposta un contratto a In Revisione e invia al diportista un'email con un link per rivedere e firmare online. |
| Torna in bozza | Riporta un contratto Preparato o In Revisione a Bozza così puoi apportare modifiche. Qualsiasi progresso del diportista viene perso. |
| Termina contratto | Termina un contratto anticipatamente. Richiede di fornire un motivo di terminazione scritto. Questa azione non può essere annullata. |
| Segna come scaduto | Segna un contratto Attivo come Scaduto per indicare che ha raggiunto la sua data di scadenza naturale. |
| Modifica | Apre la procedura guidata del contratto così puoi aggiornare i dettagli. Disponibile solo per i contratti in stato Bozza, Preparato o In Revisione. |
| Scarica una copia formattata in PDF del contratto dalla schermata dei dettagli. | |
| Aggiungi elemento al contratto | Aggiunge una voce di fatturazione al contratto durante la fase Elementi del Contratto. |
| Modifica / Rimuovi (Elementi del Contratto) | Modifica o rimuove una voce di fatturazione esistente all'interno della procedura guidata del contratto. |
| Nota per il diportista | Una nota in rich-text visibile al diportista quando rivede e firma il contratto online. |
| Nota interna | Una nota visibile solo al personale sul contratto che il diportista non può vedere. |
| Documenti della marina (allega) | Allega uno o più documenti riutilizzabili della marina al contratto per la lettura del diportista durante la firma. |
| Documenti richiesti dal diportista | Specifica quali tipi di documento il diportista deve caricare prima o dopo la firma. |
| Domande dell'accordo | Aggiunge domande a cui il diportista deve rispondere quando rivede il contratto online. |
| Visualizza (Documento Richiesto) | Apre un documento caricato dal diportista direttamente dalla schermata dei dettagli del contratto. |
| Visualizza (Documento della Marina) | Scarica un documento della marina allegato al contratto. |
| Carica documento (Documenti del contratto) | Carica un nuovo documento PDF riutilizzabile nella libreria documenti della marina. |
| Modifica (Documenti del contratto) | Aggiorna il nome, la descrizione o il file di un documento esistente nella libreria. |
| Archivia (Documenti del contratto) | Nasconde un documento dai contratti futuri mantenendolo negli accordi esistenti. |
| Link Cliente | Apre la scheda cliente direttamente dalla schermata dei dettagli del contratto. |
| Link Barca | Apre la scheda barca direttamente dalla schermata dei dettagli del contratto. |
| Stato / Badge | Significato | Cosa fare |
|---|---|---|
| Bozza | Il contratto è in fase di costruzione da parte del personale della marina. Termini, date, voci e documenti possono ancora essere modificati. | Finisci di aggiungere le voci di fatturazione, allega i documenti, poi segna come preparato quando pronto. Puoi anche inviare direttamente per la revisione dalla Bozza, saltando la fase Preparato, se il contratto è già completo. |
| Preparato | Tutti i campi richiesti sono completi e il contratto è validato. Non è ancora stato inviato al diportista. | Clicca Cambia stato e seleziona Invia per controllo per inviarlo al diportista. |
| In Revisione | Il contratto è stato inviato via email al diportista per la revisione e la firma online. | Attendi che il diportista firmi. Fai un follow-up telefonico se non risponde dopo alcuni giorni. |
| Attivo | Il diportista ha firmato il contratto online. I termini principali sono ora bloccati e non possono essere modificati. | Monitora la conformità dei documenti e controlla la Cronologia Modifiche per eventuali aggiornamenti. |
| Scaduto | Il contratto ha raggiunto la sua data di scadenza naturale. Questo si applica solo ai contratti a periodo fisso. | Nessuna ulteriore azione necessaria. Valuta se il diportista necessita di un rinnovo. |
| Terminato | Il contratto è stato terminato anticipatamente dalla marina o dal diportista. Il registro viene conservato per controllo. | Controlla il motivo della terminazione nella Cronologia Modifiche. Nessuna ulteriore azione necessaria. |
| Risposto (badge Domanda) | Il diportista ha fornito una risposta a una domanda del contratto. | Leggi la risposta e annota qualsiasi contesto rilevante nel campo Note Interne. |
| Non ancora risposto (Domanda) | Il diportista non ha ancora risposto a questa domanda. | Fai un follow-up con il diportista se il contratto è In Revisione. |
| Caricato (Documento Richiesto) | Il diportista ha caricato questo documento richiesto. | Clicca Visualizza per controllare il documento e confermare che sia corretto. Nota qualsiasi data di scadenza mostrata. |
| Non ancora caricato (Documento Richiesto) | Il diportista non ha ancora inviato questo documento. | Ricorda al diportista di caricarlo, specialmente se il documento è obbligatorio. |