Il modulo che il personale della marina utilizza per gestire documenti PDF riutilizzabili e condividerli con i diportisti per la revisione o la firma.
Documenti è dove costruisci e gestisci la libreria di documenti della tua marina. Carichi i PDF riutilizzabili una sola volta, cose come regole e regolamenti, guide di benvenuto o politiche di pagamento, e poi li invii ai singoli diportisti dal loro profilo cliente. Il modulo mostra anche i documenti che i diportisti hanno caricato sui propri profili, come certificati di assicurazione o registrazione della barca. Ogni volta che un documento viene inviato a un diportista, Metarina tiene traccia se lo ha visualizzato, firmato o rifiutato.
La libreria di documenti stessa (caricamento, modifica, archiviazione ed eliminazione di modelli) è disponibile su ogni marina. La parte di invio al cliente e monitoraggio della firma elettronica descritta di seguito è attualmente disponibile solo su account marina demo/sandbox mentre questa funzionalità matura, non è ancora qualcosa che può essere attivato per una marina di produzione live.
Per gestire la tua libreria di documenti:
Per vedere i documenti di un cliente specifico:
| Schermata / Area | A cosa serve | Attività quotidiane tipiche |
|---|---|---|
| Elenco Documenti in Uscita (scheda Attivi) | Usi questa schermata, trovata sotto Impostazioni della Marina > Documenti in Uscita, per vedere tutti i modelli di documento attivi caricati sulla tua marina, inclusa la loro categoria. | Controlla se esiste già un modello di documento prima di averne bisogno. |
| Elenco Documenti in Uscita (scheda Archiviati) | Usi questa schermata per vedere i modelli di documento che sono stati archiviati e non sono più disponibili. | Rivedi o ripristina un documento precedentemente rimosso dall'uso attivo. |
| Modulo Carica Nuovo Documento | Usi questo modulo per aggiungere un nuovo documento PDF alla libreria della tua marina. I campi includono Nome Documento, Categoria, Descrizione, e se il documento richiede una firma quando viene inviato a un cliente. | Carica l'ultima versione delle regole e regolamenti della tua marina. |
| Modulo Modifica Documento | Usi questo modulo per aggiornare il nome, la categoria, la descrizione, se richiede una firma, o per sostituire il file PDF allegato di un documento. | Aggiorna la descrizione o sostituisci il file dopo una revisione della politica. |
| Scheda Documenti Cliente (sezione Documenti dal Cliente) | Usi questa sezione per vedere i file caricati dal diportista sul proprio profilo, come certificati di assicurazione o registrazione. | Conferma che un cliente abbia un documento di assicurazione valido registrato prima dell'inizio del soggiorno. |
| Modulo Carica Documento Cliente | Usi questo modulo per caricare un file di documento sul profilo di un cliente per conto del diportista. I campi includono Tipo di Documento e Data di Scadenza, oltre al file stesso. | Aggiungi un certificato di assicurazione scansionato quando un cliente non sta usando l'app diportista. |
| Funzionalità | Cosa fa |
|---|---|
| Carica Nuovo Documento | Aggiunge un nuovo PDF alla libreria di documenti della marina. Clicca Carica Nuovo Documento nell'elenco della libreria per aprire il modulo, poi clicca Carica Documento per salvare. |
| Modifica Documento | Aggiorna il nome, la categoria, la descrizione o il file PDF di un modello di documento esistente. |
| Archivia Documento | Nasconde un documento dall'elenco Attivi. Il documento può essere ripristinato in qualsiasi momento. |
| Ripristina Documento | Riporta un documento archiviato all'elenco Attivi. |
| Elimina Documento | Rimuove permanentemente un documento dalla libreria. Bloccato se il documento è già stato inviato a uno o più clienti; vedrai un messaggio che ti dice a quanti clienti è stato inviato. |
| Visualizza PDF | Apre il file PDF allegato a un modello di documento in una nuova scheda del browser. |
| Scheda Attivi | Mostra tutti i modelli di documento attualmente attivi. |
| Scheda Archiviati | Mostra i modelli di documento che sono stati archiviati. |
| Campo Nome Documento | Identifica il documento all'interno della libreria e nei record dei clienti. |
| Campo Categoria | Raggruppa i documenti per scopo: Regole e Regolamenti, Politica di Prenotazione, Guida di Benvenuto, Politica di Pagamento o Altro. |
| Campo Descrizione | Fornisce un contesto facoltativo sul contenuto del documento, visibile nell'elenco della libreria. |
| Campo Richiede Firma | Contrassegna un modello di documento come necessitante della firma del cliente quando viene inviato. |
| Carica Documento Cliente | Permette al personale di caricare un file di documento direttamente sul profilo di un cliente per conto del diportista. Richiede un Tipo di Documento e una Data di Scadenza. I formati accettati sono PDF, PNG, JPG e JPEG fino a 5 MB. Il modulo è etichettato Carica documento cliente; clicca Carica documento per salvare. |
| Elimina Documento Cliente | Rimuove un documento che è stato caricato sul profilo di un cliente. |
| Prepara Invio Email di Richiesta | Invia un'email al cliente chiedendogli di caricare documenti specifici sul proprio profilo. Richiede che il cliente abbia un indirizzo email registrato. |